HRIS คืออะไร เหมาะกับธุรกิจแบบไหน เลือกยังไงให้เหมาะกับคุณ

HRIS อาจดูเหมือนแค่ซอฟต์แวร์เก็บประวัติในสายตาของคนทั่วไป แต่สำหรับเจ้าของธุรกิจที่ต้องแบกรับต้นทุนค่าแรงและจัดการความวุ่นวายของพนักงานนับร้อยคน ระบบนี้คือเส้นแบ่งที่ชัดเจนระหว่างกำไรที่จับต้องได้กับความสูญเสียที่มองไม่เห็น ว่าแต่ระบบนี้จะช่วยองค์กรของคุณได้มากน้อยแค่ไหน แบบไหนถึงจะตอบโจทย์ธุรกิจของคุณที่สุด มาหาคำตอบได้ในย่อหน้าถัดไป

HRIS คืออะไร?

HRIS (Human Resource Information System) คือ ซอฟต์แวร์ที่ถูกออกแบบมาสำหรับรวบรวม จัดเก็บ และจัดการข้อมูลบุคลากรขององค์กรแบบรวมศูนย์ในระบบดิจิทัลเพียงแห่งเดียว ซอฟต์แวร์ตัวนี้ครอบคลุมตั้งแต่การเก็บประวัติพนักงาน การบันทึกเวลาทำงาน การบริหารสวัสดิการ ไปจนถึงการคำนวณเงินเดือนอัตโนมัติ สำหรับอุตสาหกรรมขนส่งและโลจิสติกส์แล้ว ระบบนี้มีส่วนช่วยเปลี่ยนการจัดการที่ยุ่งยากให้เป็นเรื่องง่ายด้วยการเชื่อมต่อข้อมูลเข้ากับ เพื่อให้ฝ่ายบริหารเห็นภาพรวมของต้นทุนค่าแรงแบบ Real-time ซึ่งจะช่วยลดความผิดพลาดจากงานเอกสารและสร้างความโปร่งใสในการตรวจสอบข้อมูลตามกฎหมายแรงงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

3 สัญญาณเตือนว่าองค์กรของคุณขาดระบบ HRIS ไม่ได้

หากธุรกิจของคุณเริ่มมีอาการเหล่านี้เกิดขึ้นบ่อยครั้ง นั่นคือสัญญาณว่าระบบบริหารจัดการแบบเดิมกำลังฉุดรั้งการเติบโตขององค์กรในระยะยาว

1. อัตราพนักงานลาออกสูงโดยไม่ทราบสาเหตุที่แท้จริง

หากคุณพบว่าพนักงานขับรถหรือพนักงานคลังลาออกบ่อย แต่ไม่มีข้อมูลบันทึกว่าปัญหาเกิดจากอะไร เช่น โอทีเยอะเกินไป หรือสวัสดิการไม่ดึงดูด นี่คือสัญญาณว่าคุณขาดระบบเก็บสถิติเพื่อนำมาปรับปรุงนโยบายบริษัท

2. เกิดอาการคอขวดที่ฝ่ายบุคคล

ลองสังเกตว่างานทุกอย่างต้องหยุดชะงักเพียงเพราะต้องรอ HR ค้นหาเอกสารกระดาษ หรือรอเซ็นอนุมัติใบลาที่ค้างอยู่ในกองแฟ้มหรือไม่ ความล่าช้าในขั้นตอนเล็กๆ เหล่านี้คือตัวถ่วงที่ทำให้ธุรกิจขนส่งที่ต้องแข่งกับเวลาเสียโอกาส

3. ความเสี่ยงทางกฎหมายที่เกิดจากช่องโหว่ของข้อมูล

สำหรับธุรกิจขนส่งแล้ว ใบอนุญาตขับขี่หรือการตรวจสุขภาพพนักงานเป็นเรื่องที่ควรให้ความสำคัญมาก หากไม่มีระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติและปล่อยให้พนักงานที่มีใบขับขี่หมดอายุออกไปปฏิบัติงาน อาจนำไปสู่ความเสี่ยงทางกฎหมายและอุบัติเหตุที่ประเมินค่าไม่ได้

ประโยชน์ของ HRIS มีอะไรบ้าง?

1. ยกระดับการบริหารจัดการบุคลากรในอุตสาหกรรมขนส่ง

ระบบ HRIS มีประโยชน์อย่างมากในการรวบรวมข้อมูลพนักงานขับรถและพนักงานคลังสินค้าไว้ในฐานข้อมูลเดียว ช่วยให้การจัดตารางเดินรถและการตรวจสอบสถานะใบอนุญาตขับขี่หรือเอกสารสำคัญทำได้อย่างเป็นระบบ นอกจากนี้ยังช่วยลดปัญหาการสื่อสารที่คลาดเคลื่อนระหว่างหน้างานกับส่วนกลาง โดยการส่งข้อมูลการเข้า-ออกงานเข้าสู่ระบบเพื่อนำไปประมวลผลร่วมกับหรือ ระบบ ERP ทำให้ผู้บริหารเห็นต้นทุนค่าแรงที่แท้จริงต่อเที่ยววิ่ง ช่วยให้การวางแผนด้านโลจิสติกส์แม่นยำและโปร่งใสตรวจสอบได้ 100%

2. เพิ่มประสิทธิภาพการจัดการข้อมูลพนักงานแบบ Digital Transformation

ระบบ HRIS ช่วยเปลี่ยนรูปแบบการจัดเก็บเอกสารจากแฟ้มกระดาษสู่ระบบ Cloud ที่มีความปลอดภัยสูง ทำให้ฝ่าย HR ดึงข้อมูลมาใช้งานได้ทันทีไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน ช่วยลดภาระงานรูทีนที่ซ้ำซ้อนและลดโอกาสการสูญหายของข้อมูลสำคัญ ทำให้องค์กรมีฐานข้อมูลพร้อมสำหรับการวิเคราะห์ในเชิงลึกเพื่อวางแผนการบริหารทรัพยากรมนุษย์ในอนาคต

3. เสริมสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับพนักงาน

หนึ่งในจุดเด่นของ HRIS คือระบบ Self-Service ที่เปิดโอกาสให้พนักงานตรวจสอบสิทธิสวัสดิการ แจ้งลางาน หรือดูสลิปเงินเดือนได้ด้วยตนเองผ่านสมาร์ทโฟน ซึ่งจุดเด่นนี้เองที่ช่วยลดช่องว่างในการสื่อสารระหว่างพนักงานกับฝ่ายบุคคลได้เป็นอย่างดี สร้างความพึงพอใจและความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร ซึ่งเป็นหัวใจสำคัญในการรักษาบุคลากรที่มีศักยภาพให้อยู่กับบริษัทได้นานขึ้น

4. ลดความเสี่ยงทางกฎหมายและการทำรายงานที่แม่นยำ

ระบบจะช่วยตรวจสอบการทำงานให้เป็นไปตามกฎหมายแรงงานโดยอัตโนมัติ ทั้งการคำนวณวันลา สิทธิการเบิกจ่าย หรือการหักภาษีและประกันสังคม ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงในการถูกปรับหรือข้อพิพาททางแรงงาน นอกจากนี้ยังสามารถออกรายงานสรุปสถิติต่างๆ เพื่อใช้ในการตัดสินใจของผู้บริหารได้อย่างรวดเร็ว ไม่ต้องรอสรุปยอดรายเดือนแบบเดิมๆ

ระบบ HRIS เหมาะกับใครบ้าง?

สำหรับการเลือกใช้ระบบ HRIS ในอุตสาหกรรมขนส่งและโลจิสติกส์ รวมถึงธุรกิจทั่วไป ระบบนี้จะตอบโจทย์กลุ่มผู้ใช้งานที่ต้องการความแม่นยำและการจัดการข้อมูลแบบรวมศูนย์ ดังนี้

• ผู้ประกอบการธุรกิจขนส่งและโลจิสติกส์: ที่มีพนักงานขับรถและพนักงานคลังสินค้าจำนวนมาก ที่ทำงานกระจายตัวอยู่หลายพื้นที่และมีรอบเวลาทำงานที่ซับซ้อน
• ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR): ที่ต้องการลดภาระงานเอกสารและเปลี่ยนจากการคีย์ข้อมูลลง Excel มาเป็นระบบอัตโนมัติ เพื่อลดความผิดพลาดในการคำนวณเงินเดือนและสวัสดิการต่างๆ
• ผู้บริหารองค์กร (Management): ที่ต้องการเห็นข้อมูลภาพรวมของต้นทุนบุคลากรแบบ Real-time เพื่อนำไปวิเคราะห์ร่วมกับระบบ ERP ในการวางแผนงบประมาณและทิศทางของบริษัท
• ธุรกิจที่มีพนักงานเข้า-ออกบ่อยๆ: ระบบนี้จะช่วยจัดการเรื่องการสรรหาและการจัดเก็บประวัติพนักงานใหม่ให้เป็นระเบียบ พร้อมใช้งานได้ทันที
• องค์กรที่ต้องการยกระดับสู่ Digital Transformation: บริษัทที่ต้องการสร้างวัฒนธรรมการทำงานสมัยใหม่ โดยให้พนักงานทำธุรกรรมต่างๆ ได้ด้วยตนเองผ่านมือถือ เช่น การลา การดูสลิปเงินเดือน
• ฝ่ายบัญชีและการเงิน: ที่ต้องการข้อมูลค่าแรงและค่าล่วงเวลาที่ถูกต้องแม่นยำ เพื่อนำไปลงบันทึกในโปรแกรมบัญชีขนส่งหรือระบบบัญชีหลักของบริษัทได้อย่างรวดเร็วและตรวจสอบย้อนหลังได้ตามกฎหมายแรงงาน

เจาะลึกระบบ HRIS มีอะไรบ้าง? เลือกแบบไหนให้เหมาะกับองค์กรของคุณ

1. Operational HRIS: เน้นการจัดการงานรูทีนและฐานข้อมูลพื้นฐาน

เป็นระบบระดับเริ่มต้นที่เน้นการเปลี่ยนผ่านงานเอกสารสู่ระบบดิจิทัล โดยมีฟีเจอร์หลักคือการจัดเก็บประวัติพนักงาน การบันทึกเวลาเข้า-ออกงาน และการจัดการข้อมูลส่วนตัวพื้นฐาน เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กหรือองค์กรที่ต้องการเริ่มต้นจัดระเบียบข้อมูลให้เป็นหมวดหมู่ เพื่อลดความซ้ำซ้อนในการจัดเก็บเอกสารและช่วยให้ฝ่ายบุคคลดึงข้อมูลพื้นฐานมาใช้งานได้รวดเร็วขึ้น

เหมาะสำหรับ: ธุรกิจขนาดเล็ก (SME) สตาร์ทอัพที่เพิ่งเริ่มต้น หรือองค์กรที่ต้องการเปลี่ยนจากการจดบันทึกลงกระดาษหรือ Excel มาเป็นระบบที่ตรวจสอบง่ายขึ้น

2. Tactical HRIS: ยกระดับการบริหารทรัพยากรมนุษย์ในระยะกลาง

ระบบประเภทนี้จะเพิ่มเครื่องมือที่ช่วยในการตัดสินใจและวางแผนงานด้าน HR ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น ระบบสรรหาบุคลากร เพื่อติดตามสถานะผู้สมัคร ระบบบริหารจัดการสวัสดิการ และระบบฝึกอบรมพนักงาน ซึ่งช่วยให้องค์กรวิเคราะห์ศักยภาพของบุคลากรและวางแผนการจัดสรรทรัพยากรให้เหมาะสมกับเป้าหมายของแต่ละแผนกได้ดียิ่งขึ้น

เหมาะสำหรับ: ธุรกิจขนาดกลางที่มีการรับพนักงานใหม่อยู่บ่อยครั้ง หรือองค์กรที่ต้องการเน้นการพัฒนาทักษะพนักงานและบริหารสวัสดิการให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน

3. Strategic HRIS: การวิเคราะห์ข้อมูลเชิงกลยุทธ์เพื่อเป้าหมายระยะยาว

เป็นระบบระดับสูงสุดที่เน้นการนำข้อมูลมาใช้ขับเคลื่อนธุรกิจ โดยมีฟีเจอร์เด่นอย่างการประเมินผลงาน (KPI/OKRs) การวางแผนสืบทอดตำแหน่ง และการวิเคราะห์ภาพรวมกำลังคน เพื่อช่วยให้ผู้บริหารมองเห็นทิศทางขององค์กรในอนาคต ระบบประเภทนี้นิยมใช้ส่วนหนึ่งของระบบ ERP ขนาดใหญ่ เพื่อเชื่อมโยงข้อมูลคนเข้ากับข้อมูลการเงินและปฏิบัติการ ทำให้เห็นภาพรวมความคุ้มค่าของต้นทุนบุคลากรในทุกมิติ

เหมาะสำหรับ: องค์กรขนาดใหญ่ หรือธุรกิจขนส่งและโลจิสติกส์ ที่ต้องการเชื่อมข้อมูลค่าแรงเข้ากับ โปรแกรมบัญชีขนส่ง เพื่อวิเคราะห์ต้นทุนและกำไรต่อเที่ยววิ่งได้อย่างแม่นยำ

3 ตัวอย่างระบบ HRIS ที่ตอบโจทย์ธุรกิจแต่ละประเภท

1. Forward Insight (Logistics-Focused HRIS)

นี่คือ ที่ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อแก้ปัญหาเฉพาะทางของธุรกิจขนส่งโดยเฉพาะ เน้นการเชื่อมโยงข้อมูลของคนเข้ากับเม็ดเงินในตารางวิ่งรถได้อย่างสมบูรณ์แบบ หากธุรกิจของคุณขับเคลื่อนด้วยยานพาหนะและพนักงานขับรถ ระบบนี้คือคำตอบที่ตรงจุดที่สุด เพราะเป็นระบบที่พัฒนามาเพื่อแก้ปัญหาความซับซ้อนของงานโลจิสติกส์โดยเฉพาะ

• จุดเด่น: เป็นระบบ HR ที่ออกแบบมาเพื่ออุตสาหกรรมขนส่งและโลจิสติกส์โดยเฉพาะ รองรับโครงสร้างค่าแรงที่ซับซ้อนและการทำงานที่กระจายตัวของพนักงานขับรถ
• การใช้งาน: สามารถเชื่อมข้อมูลการลงเวลาทำงานเข้ากับโปรแกรมบัญชีขนส่ง เพื่อคำนวณเบี้ยเลี้ยงรายเที่ยวและค่าโอทีตามรอบการเดินรถจริงได้ทันที ช่วยลดขั้นตอนการทำงานซ้ำซ้อนระหว่างฝ่ายบุคคลและฝ่ายปฏิบัติการ
• ความคุ้มค่า: ทำงานในลักษณะ ที่รวมโมดูล HR ไว้ในตัว ช่วยให้เจ้าของธุรกิจวิเคราะห์ต้นทุนค่าแรงต่อเที่ยววิ่งได้อย่างแม่นยำ ซึ่งถือเป็นหัวใจสำคัญในการควบคุมกำไร-ขาดทุนที่ระบบ HR ทั่วไปทำไม่ได้

2. BambooHR

สำหรับองค์กรที่ต้องการความคล่องตัวและเน้นการบริหารความสัมพันธ์กับพนักงานเป็นหลัก BambooHR คือผู้นำในด้านความง่ายที่ช่วยให้งานบริหารบุคคลไม่ใช่น่าเบื่ออีกต่อไป

• จุดเด่น: เน้นความง่ายและรวดเร็ว
• การใช้งาน: เหมาะสำหรับธุรกิจ SME ที่ต้องการเปลี่ยนจาก Excel มาเป็นระบบดิจิทัล ฟีเจอร์หลักคือการสรรหา และการจัดเก็บประวัติพนักงานที่อ่านง่าย ไม่ซับซ้อน
• ข้อจำกัด: อาจจะไม่เน้นการเชื่อมต่อกับระบบคลังสินค้าหรือการขนส่งที่ซับซ้อนเท่าไหร่

3. Workday

ในระดับองค์กรข้ามชาติหรือบริษัทมหาชนที่ต้องจัดการข้อมูลคนจำนวนมหาศาลพร้อมกับข้อมูลการเงิน Workday คือระบบระดับ High-end ที่รวบรวมทุกอย่างไว้ในที่เดียว

• จุดเด่น: จุดเด่น: มีระบบวิเคราะห์ข้อมูลพนักงานที่ทรงพลัง และหน้าตาโปรแกรมทันสมัย ใช้งานง่ายผ่านสมาร์ทโฟน
• การใช้งาน: ใช้บริหารจัดการวงจรชีวิตพนักงานแบบครบวงจร ตั้งแต่การสรรหา, การประเมินผลงานแบบ Real-time ไปจนถึงการวางแผนสืบทอดตำแหน่ง
• ข้อจำกัด: มีค่าใช้จ่ายในการวางระบบและค่าธรรมเนียมรายปีที่สูงมาก รวมถึงการปรับแต่งฟีเจอร์ให้เข้ากับหน้างานขนส่งในไทยได้ยากและมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมสูง

FAQ คำถามที่พบบ่อย

1. บริษัทที่ใช้ HRIS ควรเป็นบริษัทขนาดใด?

จริงๆ แล้วระบบ HRIS ไม่ได้จำกัดแค่บริษัทขนาดใหญ่เท่านั้น สามารถทำได้ตั้งแต่ธุรกิจ SME ที่มีพนักงานเพียง 20 คนขึ้นไป ก็สามารถใช้ได้เช่นกัน แต่สำหรับธุรกิจขนส่งและโลจิสติกส์ แม้จะมีพนักงานไม่มากแต่ถ้ามีโครงสร้างค่าแรงที่ซับซ้อน เช่น มีค่าเที่ยวหรือโอทีที่ผันผวนตามการเดินรถ การนำระบบ HRIS เข้ามาช่วยตั้งแต่วันที่องค์กรเริ่มขยายตัว จะช่วยวางรากฐานการบริหารต้นทุนได้อย่างแม่นยำมากขึ้น

2. พนักงานไม่เก่งด้านเทคโนโลยี จะใช้งานระบบนี้ได้ไหม ยุ่งยากไหม?

ปัจจุบันระบบ HRIS ยุคใหม่ (โดยเฉพาะระบบที่เน้นงานโลจิสติกส์) ถูกออกแบบมาให้ใช้งานง่ายขึ้นผ่านสมาร์ทโฟนเหมือนแอปพลิเคชันทั่วไป พนักงานสามารถลงเวลาทำงาน แจ้งลางาน หรือเช็กเบี้ยเลี้ยงรายเที่ยวได้เองเนื่องจากเมนูในระบบไม่ซับซ้อน นอกจากจะช่วยลดภาระการสอบถามข้อมูลกับฝ่ายบุคคลแล้ว ยังช่วยสร้างความโปร่งใส ทำให้พนักงานรู้สึกมั่นใจในผลตอบแทนที่ได้รับ

3. การเก็บข้อมูลพนักงานไว้บนระบบ Cloud ของ HRIS ปลอดภัยแค่ไหน?

ระบบ HRIS สมัยใหม่มีมาตรฐานการรักษาความปลอดภัยข้อมูลที่สูงกว่าการเก็บไฟล์ไว้ในคอมพิวเตอร์ทั่วไปมาก เนื่องจากมีการสำรองข้อมูลอัตโนมัติและจำกัดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลตามตำแหน่งงาน นอกจากนี้ยังมีเรื่องของกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) ที่ช่วยลดความเสี่ยงที่ข้อมูลพนักงานหรือฐานข้อมูลเงินเดือนจะรั่วไหลสู่ภายนอกอีกด้วย